Каждый день мы создаем юридические документы в целях защиты интересов наших клиентов. По сложным вопросам документы могут достигать десяти и более страниц, в связи с чем встает задача сделать документ более простым и понятным, удобным для восприятия. Это имеет важное значение как в работе с контрагентами, так и при представлении интересов в судах, где необходимо четко донести свою позицию и акцентировать внимание судьи на важных моментах.
Ключевое значение в данном вопросе имеет структура документа и его визуал.
Вот несколько советов по улучшению восприятия ваших документов для достижения поставленных целей.
1. Выберите шрифт
Самый популярный шрифт для создания официальных документов, конечно же, Times New Roman. Если документ адресован суду или направляется в органы гос власти или местного самоуправления, выбирайте его и не прогадаете.
Также нередко в официальной переписке используется шрифт Arial -современный шрифт без засечек, который тоже можно отнести к классическим шрифтам.
Для составления юридических заключений справок, иногда договоров и исков, мы в своей практике часто используем шрифт Cambria и PT Serif. Эти шрифты более современные, отличаются универсальностью и высокой читаемостью букв.
Размер шрифта можно выбирать в диапазоне от 11 до 14 пунктов, иногда допустимо 10 пунктов, например, для не столь важной, но необходимой информации.
Помните про универсальность, не выбирайте слишком причудливые или редкие шрифты, которые не предустановлены на большинстве рабочих компьютеров, иначе ожидаемый вами эффект не будет достигнут, а документ прочитан.
2. Макет
В word есть инструмент «Макет-Поля», который позволяет в 2 клика отформатировать ваш лист.
Помните про поля: если документ предполагается сшивать, то левое поле не должно быть менее 3 см (особенно важно для процессуальных документов), иначе его просто невозможно будет подшить в папку и прочесть или отсканировать.
3. Заголовки
Можно использовать различные уровни заголовков и подзаголовков.
Наименование документа чаще всего пишут заглавными буквами, заголовки и подзаголовки прописными начиная с заглавной.
Для заголовков и подзаголовков можно использовать также другие цвета или заливку цветом для акцента-зависит от фантазии.
Продумайте нумерацию. Заголовки можно обозначить римскими цифрами, а подзаголовки-арабскими. На эти элементы падает и цепляется взгляд, они улучшают запоминаемость и навигацию по документу.
4. Абзацы
В документе должен быть воздух. Большие абзацы перегружают текст и ухудшают восприятие. Начинать с красной строки или нет-вопрос дискуссионный. Мы часто отступаем от правила красной строки- так документы выглядят более современными. Наличие воздуха между абзацами достигается применением междустрочных интервалов. Здесь так же отметим, что лучше избегать сложноподчиненных предложений, их очень сложно читать и понимать смысл. Разделите одно большое предложение на несколько маленьких, не утомляйте адресата.
5. Списки, таблицы, таймлайны, иконки и диаграммы
Если вы что-то перечисляете, используйте маркированные или нумерованные списки. Периоды, обстоятельства в хронологии и другую однородную информацию для улучшения восприятия и лучшей визуализации лучше разместить в таблице.
Также можно использовать таймлайны- это визуальное представление событий, явлений и т. п. в хронологическом порядке. Таймлайн можно сделать в word, powerpoint или figma.
Нередко использую и графики. Они также помогают упростить сложные наборы данных и сделать их более понятными и доступными для анализа.
Отличить именно ваш документ от других могут также иконки соответствующей тематики. Они используются и в договорах, и в процессуальных документах. Можно найти и готовые шаблоны или сгенерировать свои через нейросети.
С любыми элементами визуализации следует быть осторожными и помнить об уместности.
6. Выделяйте ключевые моменты
С этим тоже нужно знать меру. Не выделяйте все. По возможности на странице должно быть выделено не более 3х моментов.
Для выделения можно использовать жирный шрифт, выделить текст в рамочку, отчертить вертикальной линией или выделить его другим цветом.
7. Выводы и итоги
Если пишете заключение, справку или процессуальный документ, не забывайте делать промежуточные итоги, чтобы адресат мог быстро понять основные моменты и ключевую мысль в тексте.
В конце таких документов необходимо сделать общий вывод и выделить его, а также можно предложить пути решения проблемы/рекомендации.
Мы коротко рассказали об основных инструментах лигал дизайна, следуя которым можно создать более эффективные и понятные документы, которые будет легко читать и понимать их смысл. При составлении юридического документа учитывайте кому конкретно адресован ваш документ и какую цель вы намерены достичь при его направлении.